Stel je hebt een tijdje terug een Google Workspace organisatie aangemaakt voor je holding. Grote kans dat al je dochterbedrijven gebruik maken van diezelfde Google Workspace organisatie. Nu je inziet dat je voor ieder bedrijf een aparte factuur wilt ontvangen en de services onderling wilt scheiden, zie je dat dit niet lukt. Google Workspace opsplitsen in meerdere organisaties is de enige optie. Maar wat blijkt, dat kan helemaal niet.

Organisatie in Google Workspace opsplitsen? Het is monnikenwerk.

In januari 2022 is het niet mogelijk om gebruikers van de ene naar de andere organisatie te plaatsen. De enige optie is om de huidige gebruikers te verwijderen en opnieuw aan te maken in een nieuwe organisatie. Maar zit een groot risico aan, want bij het verwijderen van de gebruikers kunnen ze al hun gegevens kwijtraken. Dat moeten we zien te voorkomen. Een oplossing kan zijn om een Google Takeout te maken, maar dan ben je nog niet verzekerd van succes. De Google Takeout back-ups moet je namelijk handmatig terugzetten; er is geen programma voor dat dit voor je doet.

Waar moet ik bij het opsplitsen van Google Workspace op letten?

Bij Google Workspace denk je al snel aan je mail, agenda en Google Drive bestanden. Maar wat dacht je van de Google Analytics, Adwords en Tag Manager property’s? Vergeet niet je YouTube account, het Google Mijn Bedrijf profiel, je aanmelding bij Google Merchant en Google Cloud projecten. En als je dat allemaal hebt gehad, moet jij je Gmail filters, handtekeningen en Shared Drives niet vergeten. Oók bestaande certificeringen en Cloud projecten moeten worden overgezet. Ook wij kunnen niet alles automatisch overzetten; het is monnikenwerk dat gepaard gaat met veel controlewerk.

Hoe kun je de organisatie het beste opsplitsen?

Nou, door de volgende stappen uit te voeren:

1. Ga na wat er allemaal in jouw Google Workspace afspeelt; van je Shared Drives tot Google Cloud projecten, log overal eens in om te kijken of je daar wat hebt lopen. Bij het overzetten moet je deze dingen niet over het hoofd zien, want dan ben jij ze kwijt.
2. Maak goede back-ups van je mailberichten, afspraken en Google Drive bestanden.
3. Bewaar je oude account tijdelijk als je de overstap maakt. Dat kan niet zomaar, want van Google mag je een domeinnaam niet aan twee aparte organisaties koppelen. De kunst is om een tijdelijk domeinnaam aan te vragen en deze aan je holding-organisatie te koppelen, zodat jij je oude account daaraan kunt koppelen. Zo worden je Analytics, Adwords en Tag Manager property’s nog even bewaard, totdat de overstap is afgerond.
4. Verwijder het domein van je organisatie.
5. Maak een nieuwe organisatie aan met dit domein. Maak vervolgens de accounts aan en begin met het overzetten van de back-up.
6. Deel de Analytics, Adwords en Tag Manager property’s, Cloud projecten en YouTube account, Mijn Bedrijf en Merchant koppeling van je oude account met dit nieuwe account.
7. Controleer of alles goed is overgezet en verwijder je oude account. De overstap is nu klaar.

Oók de Google Workspace specialist leert van haar fouten; we hebben wel eens gezien dat er achteraf toch nog wordt gemopperd dat ergens geen rekening mee is gehouden. Bespaar jezelf de ellende en doe goed onderzoek naar wat je gebruikt; zo voorkomen we dat je na het overstappen gegevens mist. In het ergste geval kunnen wij je account (tot 25 dagen na verwijdering) bij Google terugzetten, dus er is nog hoop. Ook als je denkt dat het al te laat is.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen, of wil je het opsplitsen van je organisatie overlaten aan de specialisten? Neem dan contact op met Noëll via de WhatsApp-hotline.