Al sinds 2014 voert Noëll, onze architect, Google Workspace migratie services uit voor bedrijven. En elke keer is het weer een uitdaging. In dit interview vertelt hij de ins- en outs van het vak, de obstakels, risico’s en de gedeelde blijheid als een migratie weer achter de rug is.
De aanloop naar een Google Workspace migratie
Voordat een Google Workspace migratie wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat de huidige infrastructuur in kaart is gebracht. Kortom, wie is je webhostingpartij, waar is je domeinnaam registreert, wie beheert de DNS, en het belangrijkst: bij wie staat je zakelijke e-mail? Soms is dit bij één partij, zoals Peppix Benelux, maar soms zijn er ook meerdere partijen, zoals GoDaddy voor domeinregistratie, Cloudflare voor het DNS beheer en AWS voor de webhosting. Dan heb je heel wat partijen om mee rekening te houden; en ze zijn niet allemaal even makkelijk te beheren.
Noëll zegt: “Dan denk je dat werken met één partij makkelijk is, maar de schijn bedriegt: DNS updates worden soms pas na 4 uur doorgevoerd. Daar sta je dan, wachtend totdat je aan de slag kunt. Oók heb ik eens meegemaakt dat de webhositngpartij dat weekend onderhoud uitvoerde, waardoor ik niet in het controlepaneel kon. Mijn advies: verhuis je website naar een partij die betrouwbaar is. En dan bedoel ik niet Strato of YourHosting, maar Transip, Vimexx of bij Peppix Benelux.”
Opereren in de kern tijdens een Google Workspace migratie
Zodra je aan de slag bent, ligt de organisatie open. Dat wil zeggen: je kunt overal bij, handelt volgens planning en moet oppassen dat je geen fouten maakt. Eén fout is snel gemaakt. Met als gevolg dat je geen e-mails meer ontvangt. Een foutje in de DNS zorgt dat je mail niet meer aankomt. De verkeerde DMARC records instellen zorgt dat je geen mails meer kunt sturen, en vergeten om een SPF record toe te voegen zorgt dat je bij anderen in de spam-map belandt. En dan heb ik het nog niet over de DKIM gehad.
Heb je dat allemaal voor elkaar, dan blijft het overzetten spannend: sommige webhostingpartijen hebben een oude Plek server waar de mail op gehost werd, met als gevolg dat de migratie elke 5 minuten vastloopt. Aan jou de taak om de migratie elke 5 minuten te hervatten. Gelukkig helpt Google een handje mee door de Gmail migratietool te verbeteren en dit soort problemen automatisch op te lossen. Lang leve de algoritmes, zullen we maar zeggen.
Noëll zegt afsluitend: “Al met al is mijn advies om een Google Workspace migratie uit te voeren als het rustig is. Bijvoorbeeld in het weekend, een vakantieperiode of ‘s nachts tussen 23:00-07:00. Dan heb je rustig de tijd om de stappen uit te voeren. Maak altijd een scenario waar je weer terug naar de oude provider kan. Stel een migratie loopt spaak, dan wil je snel terug naar de oude situatie kunnen.”
Leren werken met Gmail, Google Drive en Google Agenda
Is de migratie afgerond, dan wil je snel aan de slag om alle diensten te leren kennen. Er zijn allerlei Google Workspace tips in 2022 te vinden die het werken makkelijker maken. Onze handleidingen voegen daar verschillende instructies aan toe, waaronder het instellen van een handtekening, profielfoto en tweestapsverificatie. Oók de vraag hoe Google Agenda werkt, en wordt uitgebreid behandeld in onze kennisbank. Daarnaast biedt support.google.com een rijke bron aan informatie. Hier staat alles gedocumenteerd over elke Google service. Ga je aan de slag met een Google Workspace migratie, lees je dan goed in, bewandel alle wegen, en neem je tijd. Durf je het niet aan, schakel dan een specialist in die je kan helpen. Voor simpele óf complexe situaties is er altijd een oplossing te bedenken.S tuur Noëll een WhatsApp bericht of e-mail om de mogelijkheden in 20 gratis minuten door te nemen.
