Wanneer je met collega’s aan een project werkt en bestanden wilt delen, gebruik je OneDrive. Binnen OneDrive zijn er twee manieren om bestanden te delen. In dit artikel worden deze opties stap voor stap uitgelegd.
- 1. Office 365 Groep inrichten
- 2. Onderling mappen delen
1. Groep aanmaken
Groepen zijn een handige manier om samen te werken aan projecten. Een groep biedt een eigen mailadres, een Teams kanaal, een gedeelde agenda en een SharePoint site. Hiermee kun je vergaderen, bestanden delen en activiteiten plannen. Leden toevoegen is eenvoudig via admin.microsoft.com. Klik in de linkerzijbalk op ‘Groepen’ en vervolgens op ‘Actieve groepen’.
1.1 Hoeveel opslagruimte heeft mijn groep?
In 2021 heeft elke Office 365 organisatie een opslaglimiet van 1 TB voor alle groepen samen. Je kunt zien hoeveel opslagruimte je organisatie gebruikt via admin.microsoft.com. De limiet kan worden uitgebreid voor twee euro per gigabyte per jaar via admin.microsoft.com.
2. Onderling delen
Je kunt ook zelf vanuit OneDrive een map aanmaken en die delen met anderen. De opslagruimte wordt dan niet van de organisatie afgetrokken, maar van de gebruiker. Elke gebruiker heeft namelijk 1 TB opslagruimte, terwijl de organisatie in totaal ook 1 TB opslagruimte heeft. Dit kan helpen om ruimte te besparen.
2.1 Waar moet ik op letten?
Als een collega uit dienst gaat en zijn account wordt verwijderd, worden ook al zijn bestanden in OneDrive verwijderd, inclusief de gedeelde bestanden. Dit probleem kun je oplossen door in te loggen op zijn account en de eigendom van deze mappen over te dragen.
- Tijdens het verwijderen van het account kun je iemand 30 dagen toegang geven tot zijn OneDrive bestanden, zodat zij de permissies kunnen aanpassen.
- In plaats van het account te verwijderen, kun je ook het wachtwoord veranderen en tijdelijk inloggen om de bestanden over te zetten naar een ander account.
Het is duidelijk dat het maken van een groep onze voorkeur heeft. Echter, vanwege de 1 TB opslaglimiet, kan optie 2 een snelle oplossing zijn voor sommige bedrijven. Zorg er wel voor dat je bij het vertrek van een collega zijn of haar bestanden overzet.
Vragen?
Wil je meer weten, bekijk dan het overzicht, lees de informatie van Microsoft over het delen van bestanden, eigendom wijzigen en gedeelde mappen, of neem contact met ons op via de klantenservice.
