Werk je samen met collega’s aan een project en wil je bestanden veilig delen en beheren? Dan gebruik je OneDrive of Microsoft 365 Groepen. In deze handleiding leggen we uit welke opties je hebt en welke het beste past bij jouw situatie.
- Optie 1: Een Microsoft 365-groep aanmaken (aanbevolen)
- Optie 2: Onderling mappen delen vanuit je persoonlijke OneDrive
We behandelen beide opties, inclusief opslaglimieten en wat je moet doen bij uitdiensttreding van een collega.
1. Microsoft 365-groep aanmaken (aanbevolen)
Een Microsoft 365-groep is dé manier om bestanden, e-mail en samenwerking te centraliseren. Je krijgt:
- Een eigen groepsmailadres (voor communicatie en gedeelde mailboxen)
- Een gedeelde bestandsomgeving (via OneDrive / SharePoint)
- Een automatisch gekoppeld Teams-kanaal
- Een gedeelde agenda en notitieblok
Zo maak je een groep aan:
- Ga naar admin.microsoft.com
- Klik links op Groepen > Actieve groepen
- Klik op + Groep toevoegen
- Kies als groepstype: Microsoft 365
- Vul de naam, e-mailadres en leden in en klik op Volgende
- Bevestig en klik op Groep maken
1.1 Opslagruimte voor groepen
Elke organisatie krijgt standaard 1 TB gedeelde opslagruimte voor alle Microsoft 365-groepen samen. Je kunt het actuele gebruik bekijken via het OneDrive-gebruiksoverzicht.
Heb je meer ruimte nodig? Dan kun je extra opslagruimte bijkopen via admin.microsoft.com voor ongeveer €2 per GB per jaar.
2. Mappen delen vanuit persoonlijke OneDrive
Wil je snel één map delen zonder eerst een groep aan te maken? Dan kun je een map in je persoonlijke OneDrive delen met collega’s. Dit werkt goed bij tijdelijke of kleinschalige samenwerking.
Zo deel je een map:
- Ga naar onedrive.live.com
- Navigeer naar de map die je wilt delen
- Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Delen
- Voer de namen of e-mailadressen van je collega’s in
- Kies de rechten: Mag bewerken of Mag alleen weergeven
- Klik op Verzenden
Deze gedeelde mappen blijven eigendom van jouw account en blijven beschikbaar zolang jouw account actief is.
2.1 Let op bij uitdiensttreding
Als een collega uit dienst gaat en het account wordt verwijderd, verdwijnen ook alle bestanden uit diens persoonlijke OneDrive — inclusief gedeelde mappen. Dit kan leiden tot dataverlies.
Wil je voorkomen dat bestanden verloren gaan? Zorg dan dat je de inhoud vóór vertrek overzet of volg de stappen in deze handleiding.
Wil je langdurig en veilig samenwerken aan bestanden? Dan heeft het aanmaken van een Microsoft 365-groep onze voorkeur.
Optie 2 is vooral handig voor korte projecten, of als slechts één document moet worden gedeeld. Zorg in dat geval wél voor een overdrachtsplan.
Vragen?
Wil je meer weten? Bekijk dan het officiële Microsoft-artikel over machtigingen beheren (aanbevolen), keer terug naar het overzicht, of neem contact op via onze klantenservice.
