Treedt een collega uit dienst? Dan kun je zijn account gemakkelijk via admin.microsoft.com verwijderen. Maar als je dat account verwijdert, dan verwijder je ook alle e-mails en de bestanden die via SharePoint zijn gedeeld. Dit kun je voorkomen door de onderstaande stappen te volgen.
SharePoint Bestanden Overzetten
Je hebt twee opties om de bestanden in SharePoint te bewaren:
- Tijdens het verwijderen van het account kun je iemand uit de organisatie 30 dagen toegang geven tot de OneDrive-bestanden. Diegene kan de bestanden dan overzetten naar een ander account. Hoe dit moet, zie je in de video hieronder.
- In plaats van het account direct te verwijderen, kun je ook het wachtwoord van het account veranderen en daarmee tijdelijk inloggen om de bestanden over te zetten naar een ander account.
Mails Behouden
Je kunt het Office-account tijdens het verwijderen omzetten naar een gedeelde postvak. Gedeelde postvakken zijn gratis en hebben geen licentie nodig. Dit gedeelde postvak kun je vervolgens koppelen aan een teamlid, zodat de e-mails bereikbaar blijven voor je organisatie. Hoe je dit doet, zie je in de video hieronder.
En dat is hoe je een Office-account veilig verwijdert zonder de bestanden en e-mails weg te gooien.
Vragen?
Wil je meer weten, bekijk dan het officiële artikel van Microsoft (aanbevolen), keer terug naar het overzicht, of neem contact met ons op via de klantenservice.
