Office 365 gebruiker verwijderen met behoud van data (mails, bestanden)

Treedt een collega uit dienst? Dan kun je zijn of haar account verwijderen via admin.microsoft.com. Let op: bij het verwijderen van een Office 365-account worden standaard ook de mailbox, agenda, contactpersonen en OneDrive-bestanden verwijderd. In deze handleiding lees je hoe je een gebruiker verwijdert, zonder waardevolle gegevens te verliezen.

Aandachtspunten

Hoe werkt het overzetten van OneDrive-bestanden?

Er zijn twee manieren om bestanden van een vertrekkende collega veilig te stellen.

Optie 1: Zelf inloggen en bestanden overzetten

1. Wijzig eerst het wachtwoord van het account via deze uitleg.
2. Schakel vervolgens tweestapsverificatie uit via deze handleiding.
3. Log in op het account van de collega.
4. Zet alle benodigde bestanden handmatig over naar SharePoint, een Microsoft 365-groep of een OneDrive-map van een collega.
5. Verwijder pas daarna het account.

Optie 2: Toegang verlenen tijdens het verwijderen
Tijdens het verwijderproces kun je ervoor kiezen om een andere collega 30 dagen toegang te geven tot de OneDrive van de vertrekkende medewerker. Die persoon kan vervolgens de bestanden downloaden of overzetten. In de video hieronder zie je hoe dat werkt.

Hoe werkt het overzetten van een Outlook-mailbox, agenda en adresboek?

Bij het verwijderen van het account kun je ervoor kiezen om de mailbox om te zetten naar een Gedeelde Mailbox. Dat is gratis en vereist geen licentie. De volgende onderdelen blijven dan behouden:

• Inbox en verzonden items (inclusief mapstructuur en regels)
• Agenda-afspraken
• Contactpersonen

Je kunt de gedeelde mailbox daarna delegeren aan een collega die toegang nodig heeft tot deze informatie. Volg daarvoor deze stappen.

Voor deze actie heb je de rol ‘Gebruikersbeheerder’ of ‘Globale beheerder’ nodig.

Stappenplan: Office 365-gebruiker verwijderen

1. Ga naar admin.microsoft.com.
2. Navigeer naar Gebruikers > Actieve gebruikers.
3. Klik op de naam van de collega die uit dienst gaat.
4. Kies bovenaan voor Gebruiker verwijderen.
5. Er verschijnt nu een scherm met opties:
   – Kies Mailbox behouden als gedeelde mailbox als je de mailboxgegevens wilt bewaren.
   – Vink OneDrive-bestanden overdragen aan aan en selecteer een collega.
   – (Optioneel) Vink Teams-gesprekken en -bestanden exporteren aan.
6. Bevestig de verwijdering door onderaan op Account verwijderen te klikken.

Videohandleiding

In de video hieronder zie je hoe dit eruitziet in de praktijk.

Vragen?

Wil je meer weten? Bekijk dan het officiële Microsoft-artikel over gebruikers verwijderen (aanrader), ga terug naar het overzicht van Office 365-handleidingen, of neem contact met ons op via de klantenservice.