Met een Gedeelde Drive creëer je een ‘netwerkschijf’ die je kunt delen met collega’s, freelancers en stagiaires. Alle gedeelde inhoud in deze drive blijft eigendom van de organisatie. Als iemand de organisatie verlaat, blijven zijn of haar bestanden dus bewaard in de Gedeelde Drive. Dit is niet het geval in de Mijn Drive.
Kortom, ons advies is als volgt:
– Mijn Drive: gebruik deze plek alleen voor persoonlijke bestanden, zoals concepten, templates en declaraties.
– Gedeelde Drive: gebruik dit om projecten, producties, notulen en beleidsstukken op één centrale plek te delen.
Stappenplan
-
Ga naar drive.google.com:
-
Klik in de zijbalk op ‘Gedeelde Drives’:
-
Maak een nieuwe Gedeelde Drive aan:
- Klik linksboven op de knop ‘Nieuw’.
- Selecteer ‘Gedeelde Drive maken’.
-
Geef de Gedeelde Drive een naam:
- Voer een naam in voor je nieuwe Gedeelde Drive en klik op ‘Maken’.
- Ons advies is om met naamconventies te werken, bijvoorbeeld: ‘JAAR ID Projectnaam’, ‘Afdeling – ID Naam’.
-
Leden toevoegen:
- Klik op de naam van de Gedeelde Drive die je zojuist hebt gemaakt.
- Klik op ‘Leden toevoegen’ in de menubalk bovenaan.
- Voer de e-mailadressen in van de collega’s, freelancers of stagiaires die je wilt uitnodigen. Zij moeten een Google account hebben, anders kun je ze niet uitnodigen.
- Kies de rol voor elk lid (Manager, Content manager, Bijdrager, Commentator, Lezer).
- Klik op ‘Verzenden’ om de uitnodigingen te versturen.
-
Bestanden en mappen beheren:
- Je kunt bestaande mappen en bestanden vanuit je ‘Mijn Drive’ naar de Gedeelde Drive slepen en neerzetten. Het overzetten kan 4 uur duren. Mocht je de bestanden dan nog niet in de Gedeelde Drive zien, leeg dan je browsercache.
- Lukt het overzetten niet? Dan heb je niet genoeg rechten om de map te verslepen.
-
Gebruik de Gedeelde Drive efficiënt:
- Moedig teamleden aan om de Gedeelde Drive te gebruiken voor alle gezamenlijke documenten om te zorgen voor consistentie en toegang.
- Houd de Gedeelde Drive georganiseerd met duidelijke mappenstructuren en bestandsnamen.
Bekijk video
In de video hieronder wordt uitgelegd hoe je een Gedeelde Drive aanmaakt in Google Workspace.
Let op: je kunt de Gedeelde Drive alleen gebruiken bij bepaalde Google Workspace Business Starter abonnementen en alle Standard abonnementen of hoger. Heb je dit nog niet? Neem dan contact op.
Probleemoplossing
Kun je geen Gedeelde Drive toevoegen? Dan kan dit twee redenen hebben:
- Het toevoegen van Gedeelde Drives is door de Google Workspace beheerder uitgeschakeld voor niet-beheerders. Je kunt een collega vragen om een Gedeelde Drive voor je aan te maken.
- Je hebt niet de juiste rechten om een Gedeelde Drive aan te maken.
Gedeelde Drives zijn beschikbaar voor bepaalde Google Workspace-licenties. Als je account een Cloud Identity-licentie heeft, kun je geen gebruik maken van de Gedeelde Drives.
Vragen?
Wil je meer weten, keer dan terug naar het overzicht, bekijk de informatie van Google over Gedeelde Drives (aanbevolen) of neem contact met ons op via de klantenservice.
