Wanneer een Google Workspace-account wordt overgezet of samengevoegd, leveren we maatwerk. Google biedt geen standaardmethode om accounts volledig te migreren. In deze handleiding lees je wat we wél en niet kunnen overzetten, en wat jij wannéér moet controleren.
✔ Wat zetten wij over?
Bij de migratie zetten we het volgende voor je over:
- Mailadres en aliassen
- Gmail: volledige mailarchief en al je e-mailfilters
- Google Agenda: eigen afspraken
- Google Contacten (adresboek)
- Google Drive-bestanden waarvan jij eigenaar bent (voor bestanden gedeeld met jou: vraag opnieuw toegang aan bij de eigenaar)
- Google-certificeringen en partnercontracten in overleg met ons én Google
- Google-diensten zoals Cloud, Analytics, AdWords (Google Ads), Data Studio (Looker Studio), Tag Manager, Merchant Center, My Business, reCAPTCHA, YouTube en merkaccounts in overleg met ons. Let op: de toegang tot gedeelde properties/accounts waarvoor je geen beheerdersrechten hebt, kun je niet overzetten – vraag opnieuw toegang aan bij de eigenaar.
✖ Wat zetten wij niet over?
De volgende onderdelen kunnen wij niet migreren, maar kun je wel zelf opnieuw instellen:
- Gmail handtekening (bekijk handleiding)
- Google profielfoto (bekijk handleiding)
- Terugkerende en gedeelde agenda-afspraken met anderen (verwijder de afspraken uit je agenda, en plan de afspraken opnieuw in)
- Google Foto’s (maak vooraf een Google Takeout back-up en upload de foto’s en video’s naar Google Drive)
- Google Chrome-extensies, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden (exporteer en importeer de bladwijzers en wachtwoorden zelf)
Deze gegevens gaan bij een migratie verloren en kun je niet overzetten:
- Gmail taken
- Gmail snoozes
- YouTube-video’s, abonnees, abonnementen, afspeellijsten, likes en comments van een niet zakelijk YouTube account
- Google properties (Analytics, AdWords, My Business, Search Console) waarvan je geen eigenaar bent, kun je niet migreren; vraag toegang aan bij de eigenaar.
- Google Play Store-aankopen en abonnementen.
- Google Maps-gegevens (favorieten, recensies, routes).
- Google trainingen en certificeringen.
- Toegang tot Gedeelde Drives en gedeelde agenda’s (vraag opnieuw toegang aan)
- URLs naar Drive-bestanden in bijv. Asana of Trello (werk handmatig bij)
- Google Search Console-verificaties (verifieer de domeinen opnieuw)
- Koppelingen met apps van derden (bijv. Pokémon Go, Slack, etc.)
Let op: Wil je onderdelen behouden die niet kunnen worden overgezet? Overweeg dan om je oude account om te zetten naar een Cloud Identity (gratis). Je behoudt dan o.a. je Play Store-aankopen, YouTube-account, gedeelde Google-properties (zoals AdWords en Analytics) en koppelingen met apps van derden.
Checklist: wat controleer je wannéér?
Voor de migratie:
- Maak een back-up met Google Takeout.
- Maak een overzicht van koppelingen met derde partijen (Asana/Trello/Notion) die na de migratie kunnen breken.
- Controleer wie eigenaar is van gedeelde documenten en properties die je nodig hebt na de migratie.
Direct na de migratie (zelfde dag):
- Agenda: plan gedeelde afspraken opnieuw in; nodig deelnemers opnieuw uit.
- Gedeelde agenda’s: vraag opnieuw toegang aan en deel je eigen agenda met anderen.
- Gedeelde Drives & bestanden: vraag opnieuw toegang aan de eigenaar.
- Gmail: stel je handtekening en profielfoto in.
- Projecttools: werk links naar Drive-bestanden bij (Asana, Trello, Notion).
- Externe apps: koppel je nieuwe account in Slack, apps en integraties opnieuw.
Binnen 14 dagen na de migratie:
- Google Analytics – nodig je nieuwe e-mailadres uit als beheerder (account- en propertyniveau).
- Google AdWords – deel toegang met je nieuwe e-mailadres voor elk relevant Ads-account óf via jullie Manager-account (MCC).
- Google Tag Manager – voeg je nieuwe account toe per container en controleer publicatierechten.
- Google My Business – zet beheerderstoegang om naar je nieuwe account.
- Google Merchant Center – geef je nieuwe e-mailadres gebruikersrechten.
- Google Cloud – deel projecten opnieuw (IAM), controleer rollen/ownerschapsrechten, serviceaccounts en (indien van toepassing) billing-toegang.
- Google Search Console – verifieer properties (bijv. DNS/HTML-tag) en voeg je nieuwe e-mailadres toe als eigenaar/gebruiker.
- Looker Studio deel rapporten en databronnen opnieuw met je nieuwe e-mailadres.
- reCAPTCHA – controleer eigenaars/beheerders van sitesleutels binnen je project/merkaccount.
- Google merkaccounts en YouTube-kanalen – voeg het nieuwe e-mailadres toe als eigenaar/beheerder.
Vóór je het oude account verwijdert:
- Controleer je Google Dashboard en deel overige services met je nieuwe account of een algemeen account (bijvoorbeeld info@)
- Verifieer dat alle noodzakelijke toegang (Analytics/Ads/Tag Manager/Cloud/Merchant/My Business/Search Console/Looker Studio/Brand Accounts/reCAPTCHA) werkt op je nieuwe account.
- Bevestig dat alle toekomstige en terugkerende afspraken met anderen opnieuw zijn ingepland.
- Controleer of kritieke links in projecttools naar de nieuwe Drive-bestanden wijzen.
Het is sterk aan te raden om een back-up te maken via Google Takeout. Je ontvangt een export van o.a. Gmail, Agenda’s, Drive-bestanden, Google Foto’s en Chrome-bladwijzers (uitleg). Een Takeout-export maken duurt tot wel 2 dagen, je krijgt e-mailbericht zodra de download klaarstaat.
Vragen?
Meer weten? Ga naar het overzicht, bekijk de informatie van Google (aanbevolen), of neem contact op via de klantenservice.
