Binnen Office 365 zijn er vier manieren om één e-mailadres met meerdere personen te delen. In deze handleiding legt Noëll je uit welke optie het best past bij jouw situatie.
- 1. Gedeelde mailboxen (gratis)
- 2. Distributielijsten (gratis)
- 3. Microsoft 365-groepen (gratis)
- 4. Persoonlijk account (licentie vereist)
1. Gedeelde mailboxen
Een gedeelde mailbox is ideaal als je met meerdere collega’s één e-mailadres beheert, zoals info@ of bestuur@. Je kunt e-mails lezen en verzenden vanuit deze mailbox zonder extra licentie.
1.1 Hoe werkt een gedeelde mailbox?
Een gedeelde mailbox is gekoppeld aan de persoonlijke accounts van je collega’s. Je opent de gedeelde mailbox via outlook.office.com of via de Outlook desktop- en mobiele apps. Beheerders kunnen gedeelde mailboxen aanmaken en beheren via admin.microsoft.com onder Groepen > Gedeelde postvakken met behulp van deze handleiding.
1.2 Hoe delegeer ik de toegang?
Eerst moet een beheerder toegang verlenen met behulp van deze stappen. Daarna kan de eindgebruiker via Outlook (web) met de rechtermuisknop op Mappen > Gedeelde map toevoegen klikken – zie deze handleiding.
2. Distributielijst
Een distributielijst is handig als je één e-mailadres wilt gebruiken om berichten automatisch door te sturen naar meerdere personen. Denk bijvoorbeeld aan [email protected], dat binnenkomt bij meerdere collega’s tegelijk. Let op: je kunt niet mailen namens het distributieadres. Hieronder lees je hoe je een distributielijst aanmaakt.
- Ga naar admin.microsoft.com.
- Klik in de zijbalk op Groepen > Distributielijsten.
- Klik op Groep toevoegen.
- Kies het type Distributielijst en klik op Volgende.
- Vul een naam, e-mailadres en beschrijving in. Klik op Volgende.
- Voeg de leden toe die de e-mails moeten ontvangen. Klik op Volgende.
- Bevestig de instellingen en klik op Groep maken.
Wil je dat ook externe afzenders — zoals klanten — kunnen mailen naar dit adres? Zet dan in de groepsinstellingen de optie “Toestaan dat mensen buiten je organisatie e-mail sturen naar deze groep” aan.
3. Microsoft 365-groep
Een Microsoft 365-groep is ontworpen voor samenwerking. Naast een gedeeld e-mailadres krijg je ook toegang tot een Teams-kanaal, gedeelde agenda, SharePoint-site en groepschat. Je maakt een groep aan via admin.microsoft.com onder Groepen > Actieve groepen.
Gebruik een groep alleen bij samenwerkingen. Voor formele communicatie (zoals contracten, facturatie of klantondersteuning) is een gedeelde mailbox vaak beter geschikt. Bekijk het overzicht van verschillen op microsoft.com.
Microsoft 365-groep aanmaken
Een Microsoft 365-groep is ideaal als je met een team samenwerkt aan projecten. Naast een gedeeld e-mailadres krijg je automatisch toegang tot:
- een Teams-kanaal
- een gedeelde agenda (via Outlook)
- een SharePoint-bestandenbibliotheek
- en een groepschat (via Outlook en Teams)
Dat maakt deze optie geschikt voor afdelingen, projectgroepen of werkgroepen die samenwerken aan documenten en afspraken. De stappen voor het aanmaken staan hieronder.
- Ga naar admin.microsoft.com.
- Navigeer in het linkermenu naar Groepen > Actieve groepen.
- Klik op Groep toevoegen.
- Kies het type Microsoft 365 en klik op Volgende.
- Voer een naam en e-mailadres in voor de groep. Voeg eventueel een beschrijving toe.
- Voeg de leden toe die onderdeel moeten zijn van deze groep.
- Controleer de instellingen en klik op Groep maken.
Let op: iedereen in de groep heeft toegang tot het gedeelde e-mailadres, de bestanden en het Teams-kanaal. Wil je alléén een gedeeld e-mailadres gebruiken (bijvoorbeeld voor een info- of receptieadres), gebruik dan liever een Gedeelde Mailbox.
4. Persoonlijk Office 365-account
Wil je volledige scheiding, inclusief eigen inloggegevens? Dan kun je een apart account aanmaken met behulp van deze stappen. Dat is wel minder veilig (bijv. als het wachtwoord gedeeld wordt) én je hebt hiervoor een extra Office 365-licentie nodig.
Vragen?
Wil je meer weten? Ga dan terug naar het overzicht, bekijk het officiële Microsoft-artikel over gedeelde mailboxen of neem contact met ons op via de klantenservice.
Dit artikel is bijgewerkt op 15-09-2025.
