Binnen Office 365 zijn er vier manieren om e-mailadressen met anderen te delen. In dit artikel leggen we uit welke optie het beste bij jou past.
- 1 Gedeelde Postvakken (gratis)
- 2 Distributielijst (gratis)
- 3 Groep (gratis)
- 4 Account (Office licentie vereist)
1 Gedeelde Postvakken
Als je een mailbox met anderen wilt delen, dan is een gedeelde mailbox de beste optie om aan te maken.
1.1 Hoe werkt een gedeelde mailbox?
Gedeelde Mailboxen zijn mailaccounts die aan de persoonlijke mailaccounts van je collega’s worden gekoppeld. Je kunt deze mailboxen benaderen via office.outlook.com of via de Outlook-app nadat je de mailbox hebt toegevoegd. Beheerders kunnen via admin.microsoft.com nieuwe mailboxen aanmaken en delen via het kopje ‘Groepen’ en dan ‘Gedeelde postvakken’ zoals uitgelegd in deze video.
1.2 Hoe krijg ik toegang?
In Outlook kun je een gedeelde mailbox toevoegen door met de rechtermuisknop op ‘Mappen’ te klikken en daarna op ‘Gedeelde map toevoegen’, zoals te zien in deze video. In de Outlook-app volg je deze stappen om de gedeelde mailbox toe te voegen.
1.3 Hoe stuur ik mails namens de gedeelde mailbox?
Beantwoord je een mail, dan stuur je de mail namens jezelf. Stuur je een mail namens de commissie, dan moet je de afzender aanpassen door het ‘Van’-mailadres in Outlook te wijzigen. Op 0:33 van deze video zie je hoe je het ‘Van’-adres wijzigt.
1.4 Hoe weet ik dat er nieuwe mailberichten zijn?
Volgens Microsoft kun je handmatig in de inbox kijken. Voor automatische meldingen kun je Power Automate gebruiken om een notificatie te ontvangen wanneer er een nieuwe mail binnenkomt.
2 Distributielijst
Maak een distributielijst aan als je mails naar een groep mensen wilt doorsturen. Iedereen in die distributielijst ontvangt de mail dan op zijn of haar persoonlijke mailadres. Dit is vooral handig voor het verspreiden van mededelingen binnen je bedrijf.
3 Groep
Groepen zijn bedoeld om samen te werken aan projecten. Naast een eigen mailadres, krijg je ook een Teams kanaal, gedeelde agenda en een SharePoint site. Hiermee kun je vergaderen, bestanden delen en activiteiten plannen. Leden toevoegen gaat eenvoudig via admin.microsoft.com door op het kopje ‘Groepen’ en vervolgens ‘Actieve groepen’ te klikken.
Een groep is bedoeld om samen te werken binnen projecten. Een gedeelde mailbox is bedoeld om ondersteuningsadressen en recepties dezelfde mailbox te laten gebruiken. Voor formele zaken, zoals contracten, offertes en afspraken, raden we het af om een groep te gebruiken. Voor meer informatie, bekijk deze documentatie.
4 Account
Wil je het mailadres echt afbakenen met inloggegevens, dan kun je een Office 365 account aanmaken voor het e-mailadres en het wachtwoord binnen je team delen. Dit is echter minder veilig en vereist een extra Office 365 licentie.
Vragen?
Wil je meer weten, keer dan terug naar het overzicht, bekijk de informatie van Microsoft over gedeelde mailboxen of neem contact met ons op via de klantenservice.
